Jakarta, Petrominer – Memberikan respons cepat saat berinteraksi dengan bisnis telah menjadi sebuah tuntutan. Bahkan, tingginya ekspektasi pelanggan terhadap kecepatan respon bisa membuat bisnis kehilangan peluang penjualan.
Namun kini, pesan otomatis hadir menjadi salah satu fitur yang wajib dimiliki oleh bisnis. Tidak hanya itu, fitur ini juga bisa diintegrasikan ke dalam beberapa aplikasi pesan singkat, seperti Whatsapp Business. Apakah fitur ini dapat membantu bisnis membalas pesan dengan cepat dan instan? Simak artikel ini untuk temukan jawabannya.
Mengapa Menggunakan Pesan Otomatis pada Whatsapp?
Ekspektasi pelanggan terhadap respon yang kian meningkat telah menuntut bisnis untuk menggunakan pesan otomatis. Tujuan utamanya adalah memastikan pelanggan menerima jawaban/informasi atas permasalahan mereka secepat mungkin. Apalagi Whatsapp merupakan salah satu aplikasi pesan singkat yang populer dan banyak digunakan secara luas.
Ditambah dengan kemampuan otomatisasi yang mampu memberikan layanan seperti biasa sekalipun di luar jam kerja, membuat pesan otomatis menjadi salah satu cara yang mampu meningkatkan pengalaman pelanggan.
Otomatisasi pesan pada Whatsapp adalah alat strategis yang dapat menjaga bisnis tetap kompetitif. Berikut beberapa manfaat pesan otomatis dalam pemasaran melalui Whatsapp:
- Meningkatkan keterlibatan pelanggan (engagement), karena respon yang cepat dan konsisten.
- Meningkatkan efisiensi karena pertanyaan yang umum ditanyakan (FAQ) akan dijawab langsung secara otomatis.
- Memudahkan strategi personalisasi pada pesan kampanye, karena pesan otomatis dapat diatur dan disesuaikan isinya.
- Memudahkan lead nurturing, karena bisnis dapat mengirimkan pesan follow-up sesuai dengan tahapan pembelian.
- Meningkatkan retensi pelanggan, karena otomatisasi mendukung pesan pemasaran yang konsisten untuk meningkatkan loyalitas pelanggan.
Jenis Pesan Otomatis Whatsapp yang Bisa Digunakan
Dalam mengirimkan otomatisasi pesan melalui Whatsapp, bisnis dapat mengirimkan beberapa jenis pesan. Mulai dari pesan selamat datang, pesan di luar jam kerja, balasan cepat untuk FAQ hingga pesan promo dan follow-up.
Pesan selamat datang. Ini merupakan jenis pesan otomatis dan akan dikirimkan untuk menyambut pelanggan saat mereka baru pertama kali menghubungi bisnis. Hal ini dilakukan untuk memberikan memberikan kesan yang positif dan rasa nyaman sejak awal komunikasi terjadi.
Pesan dapat dibuat dengan menunjukkan keramahan dan profesionalisme. Misalnya, “Halo, terima kasih telah menghubungi bisnis kami. Kami siap membantu kapanpun, apakah ada yang bisa kami bantu hari ini?”
Pesan di luar jam kerja. Menghadirkan komunikasi 24 jam penuh sehari akan terasa mustahil jika hanya mengandalkan pesan manual. Dengan pesan otomatis, menjaga komunikasi dengan pelanggan sekalipun bisnis sedang tidak beroperasi akan menjadi lebih mudah. Karena otomatisasi pesan memang dirancang untuk mengirimkan pesan kepada pelanggan sekalipun diluar jam kerja.
Misalnya dengan menginformasikan kepada pelanggan mengenai jam operasional dengan isi pesan sebagai berikut. “Terima kasih telah menghubungi kami, saat ini kami sedang offline, kami akan membalas pesanmu segera pada jam operasional kami pada pukul 09.00-18.00 WIB.”
Adanya pesan otomatis tersebut dapat memberikan rasa tenang kepada pelanggan serta kepastian bahwa pesan mereka telah diterima dan akan direspons sesegera mungkin.
Balasan cepat untuk FAQ. Frequently asked questions (FAQ) merupakan sejumlah pertanyaan yang paling sering ditanyakan oleh calon pelanggan. Menjawab pertanyaan yang sama untuk beberapa pelanggan akan menghabiskan lebih banyak waktu dan tidak efisien.
Dengan pesan otomatis, bisnis dapat mengatur jawaban yang akan menjawab pertanyaan-pertanyaan tersebut secara instan. Sehingga bisnis dapat menyediakan informasi dengan cepat tanpa biaya tambahan untuk tim customer service.
Pesan Promo dan Follow-Up. Pesan ini kerap kali dikirimkan untuk menarik pelanggan dan mendorong mereka untuk melakukan suatu tindakan. Menggunakan pesan otomatis, bisnis dapat mengirimkan pesan jenis ini secara massal.
Misalnya, bisnis mengirimkan pesan promo yang menawarkan potongan harga, atau mengingatkan pelanggan untuk segera melakukan pembelian karena sedang ada penawaran khusus. Dengan menambahkan efek urgensi, bisnis dapat meningkatkan peluang konversi.
Tools & Cara Mengatur Pesan Otomatis dalam Whatsapp
Terdapat dua cara bagi bisnis untuk mengirimkan pesan otomatis melalui whatsapp, yaitu menggunakan Whatsapp Business atau Whatsapp Cloud API yang diintegrasikan dengan CRM.
Whatsapp Business merupakan aplikasi resmi Whatsapp sebagai alat yang efektif untuk menjaga kelancaran komunikasi dalam berbisnis. Pesan otomatis merupakan salah satu fitur unggulan yang mereka tawarkan yang dilengkapi dengan berbagai jenis template pesan seperti greeting message, away message, hingga quick reply.
Bisnis juga dapat mengatur sendiri template tersebut menggunakan bahasa yang ramah dan profesional, agar pesan terasa personal. Untuk mengaktifkan fitur ini, bisnis dapat mengaturnya melalui menu setelan → fitur bisnis dalam aplikasi Whatsapp.
Jika Whatsapp Business membatasi jumlah penerima pesan, bisnis dapat menggunakan alternatif lain yang juga telah disediakan secara resmi oleh Whatsapp, yaitu Whatsapp Cloud API dan CRM.
Whatsapp Cloud API merupakan layanan Whatsapp yang memungkinkan bisnis mengelola komunikasi bisnis dalam jumlah besar dan dapat diakses oleh sejumlah orang secara bersamaan. Cloud API memberikan akses langsung ke server Whatsapp, sehingga bisnis memerlukan platform pihak ketiga seperti CRM untuk mengaksesnya.
Dengan menggunakan integrasi WhatsApp Cloud API dan CRM, bisnis dapat merasakan beberapa keunggulan yang tidak didapatkan di Whatsapp Business regulers, seperti:
- Fitur chatbot dengan kemampuan pesan otomatis yang lebih canggih dan beragam.
- Bisa digunakan di berbagai perangkat secara bersamaan.
- Mendukung pesan berbasis template yang bisa dikirimkan ke banyak pelanggan.
- Fitur Whatsapp carousel untuk membuat pesan pemasaran yang interaktif.
Untuk menggunakan Whatsapp Business Cloud API, bisnis dapat mengintegrasikannya ke dalam sejumlah platform CRM, seperti Kommo, HubSpot, Salesforce, Zoho CRM dan Freshdesk.
Strategi Pemasaran Efektif dengan Pesan Otomatis
Mengoptimalkan WhatsApp dengan pesan otomatis adalah langkah strategis bagi bisnis untuk meningkatkan efisiensi komunikasi, keterlibatan pelanggan, dan konversi penjualan. Dengan berbagai fitur otomatis, bisnis dapat merespons pelanggan lebih cepat dan personal. Selain itu, integrasi dengan WhatsApp Cloud API dan CRM juga memungkinkan otomatisasi yang lebih canggih bagi bisnis yang sedang berkembang.
Dengan menerapkan strategi personalisasi, lead nurturing, dan up selling yang tepat, bisnis dapat memaksimalkan potensi pemasaran melalui WhatsApp dan membangun hubungan jangka panjang dengan pelanggan.
